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このページの最終更新日:2022/01/30   ソフトの記載内容:2020/7現在

【初心者の方へ】freeeの使い方-自動で経理・取引を登録・請求書発行

このページの内容

freeeは、どんな人でも仕訳を意識せず入力でき、「バックオフィス業務全般の最適化」をコンセプトとする新しいスタイルの会計ソフトです。

freeeで細かく決められている多様な操作方法を覚えれば、かなり効率化することが可能です。特に、「自動で経理」と「取引を登録」による未収計上・未払計上(売掛金や買掛金などの計上)、及び、この消込方法が重要です。

freeeのコンセプトには反するかもしれませんが、 freeeを使いこなすためには、freeeを操作し、仕訳プレビューを確認しながら、意図した仕訳が起票されているか確認することが重要だと思います。


ここでは、個人事業主・法人の方を対象に、日々の取引入力の基本になる「自動で経理」・「取引を登録」、及び、freee導入のメリットでもある請求書発行の使い方をご説明します。

※freeeのFAQは、細かいところまで図解されていて、かなり充実していると思いますので、随時ご紹介するリンク先を参照していただくとよいかと思います。



このページの目次
freeeと通常の会計ソフトの違い
日々の取引入力 
「自動で経理」の使い方
「取引を登録」の使い方
請求書の発行と未決済取引の登録 

詳細ページ 
 


※実際の取引における記帳の流れや操作方法は、こちらのページをご覧ください。クラウド会計[freee]日々の取引・決算での使い方-クレジットカード・Amazon・請求書・経費精算など
※全ての会計ソフトランキングはこちら  会計ソフト比較解説 トップに戻る
※クラウド会計ソフト比較(個人向け)はこちら  [特集]クラウド会計ソフト比較 へ



  
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freeeと通常の会計ソフトの違い

まずは、freeeの特徴や処理の流れについて、一般的なクラウド会計ソフトと比較しながら、簡単にご紹介します。

freee 一般的なクラウド会計ソフト
(MFクラウド・やよい)
特徴 以下の通り、freeeは新しいスタイルの会計ソフトです。
対象者 どんな人でも仕訳を意識せず入力
機能 「バックオフィス業務全般の最適化」を掲げ、会計だけでなく、請求書発行、入金漏れのチェック、総合振込明細の作成(振込依頼機能)なども同時に行う考え方

通常の会計ソフトの特徴は、以下の通りです。
対象者 基本的には、経理知識のある方を対象(複式簿記による仕訳が分かる方)
機能 会計に特化
処理の流れ 以下の通り、freeeには、入力スタイルは大きく2つあります。

取引形式 仕訳伝票を意識させない入力スタイルです。
日々の入力は、ほとんど「取引」形式で、「自動で経理」または「取引を登録」から入力します。
「取引を登録」すると取引データが作成されます。
振替伝票 一般的な複式簿記による仕訳スタイルの入力です。
主に、決算時に使います。
どちらで入力しても、仕訳伝票データが作成されます。

下図の通り、シンプルな構造です。
基本的には、どの会計ソフトでも同じ構造なので、一度会計ソフトを使ったことがあれば、大きな違和感なく使えると思います。

※従来からあるインストール型会計ソフトで、銀行等の自動取込に対応していない場合は、その便利さがない分、よりシンプルな構造になります。
(イメージ図)
freeeの経理の流れ
マウス置くと拡大
(イメージ図)
一般的な会計ソフトの経理の流れ
マウス置くと拡大
備考 一般的な会計ソフトのように、振替伝票だけを使うこともできますが、その場合は、freeeの豊富な機能(特に「自動で経理」)を有効活用できません。やはりfreeeが推奨する取引形式で登録するのがよいと思います。




Ⅳ会計ソフト比較解説
全ページ一覧
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日々の取引入力

「自動で経理」と「取引を登録」の基本的な使い方をご紹介します。

同期している金融機関に係る取引(預金やクレジットカードなど)は、「自動で経理」で記帳します。
「自動で経理」は、自動取得された明細一覧から、登録していきます。一方、「取引を登録」は、手作業で登録していきます。
どちらからでも発生主義会計による未収計上・未払い計上(入出金前の売掛金や買掛金などの計上)、及び、これらの消込をすることができます。

freeeの機能を使いこなすためには、この2×2=4の入力パターンを理解して、取引ごとに使い分けることが、非常に大切です。また、取引ごとに入力するタブが決められていますので、ここも理解する必要があります。
「取引」形式の入力方法 操作方法
「自動で経理」

銀行・クレジットカード・Amazon・楽天市場等と同期し、データを自動取得して、その一覧から各明細を登録していきます。
記帳漏れを防止し、正確な金額を取得して、勘定科目等が自動提案されますので、効率的です。

各金融機関の明細に応じて、以下のような取引が登録されます。

クレジット・Amazon・楽天市場・POSレジ(クレジット等の売上分)※等の明細 主に未収計上・未払計上されます(入出金前の売掛金や買掛金などの計上)。
預金・電子マネー・POSレジ(現金売上分)※等の明細 入出金取引が登録されます。
費用・収益等を計上したり、未収計上・未払計上した取引を消込します。
※POSレジ同期時は、例外として、「自動で経理」の一覧に表示されません。何もしなくても自動的に取引が登録されます。


※ 「自動で経理」で表示されるタブは、以下の通りです。

「取引を登録」
上記で同期していない現金等は、手作業で登録していきます。
「自動で経理」と異なり、自分で、「未決済」「完了(決済済)」を選択する必要があります。

「未決済」 主に未収計上・未払計上仕訳を登録できます(入出金前の売掛金や買掛金などの計上)。
freeeでは、「取引を登録」から「未決済」で登録する取引や、請求書作成などから登録する取引などを「未決済取引」と呼びます。
「完了(決済済)」 入出金「取引を登録」できます。
freeeでは、このような取引を「決済済取引」と呼びます。 公式詳細

※「取引を登録」で表示されるタブは、以下の通りです。
※実際には、取引によって、入力するタブの使い分けも必要なので、2×2×約3の入力パターン

「自動で経理」と「取引を登録」の入力画面は、基本的に同じです。
会計ソフトを使ったことがある方でしたら、現金出納帳・預金出納帳・売掛金元帳・買掛金元帳などの会計補助簿を一つの画面に統合・拡張したものとイメージすると分かりやすいかもしれません。

※経理知識や経験に関係なく、しばらくは、上記の入力画面で仕訳のプレビューを表示することをおすすめします。
経理初心者の方であれば、取引発生時にどのような会計処理をするかWebなどで調べると、通常、仕訳で解説されています。この仕訳、及び、ご自身がfreeeで登録後に表示される仕訳プレビューが一致しているかを確認することで、正しく入力されていることが確認できます。(このページの画面イメージでは、プレビューを表示しています)
設定方法は、 こちらの[公式サイト]ページ をご覧ください。





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「自動で経理」の使い方


同期する金融機関の範囲は?

「自動で経理」を使うと、記帳漏れを防いだり、正確な金額の取得、勘定科目などの自動提案ができます。そのため、基本的には、事業で使う金融機関は、全て同期した方がよいと思います。

個人事業主の方は、プライベートで利用する金融機関まで同期する必要はありません。ここで、同期した金融機関は、全ての「取引を登録」する必要がありますので、あらかじめ事業専用の預金やクレジットカードを決めておくと、わかりやすく記帳でき、無駄な作業を省くこともできます。
公式詳細プライベート兼用の口座はfreeeに登録してよいですか?

初回だけ、事業に使う金融機関を登録します。この登録作業は簡単ですので、以下公式サイトをご覧ください。
公式詳細銀行やクレジットカードを登録する(口座を登録


入力画面

以下が、「自動で経理」の画面です。
自動取得した明細ごとに、各取引をどのタブから入力するかをまとめた図になります。
どのタブを使うかが少しわかりにくいかもしれません。特に、図の青字部分の未収計上・未払い計上の消込方法が、大きく2つある点に注意すると良いと思います。


freeeの自動で経理の入力画面
 
 1  自動取得される明細一覧
上図のように、同期した金融機関は、全明細が自動取得されますので、すべて登録します。
繰り返しになりますが、各金融機関の明細に応じて、以下のような取引が登録されます。

クレジット・Amazon・楽天市場・POSレジ(クレジット等の売上分)※等の明細 主に未収計上・未払計上されます(入出金前の売掛金や買掛金などの計上)。

(例)水道光熱費 5,000 / 未払金(JACCSカード) 5,000

預金・電子マネー・POSレジ(現金売上分)※等の明細 入出金取引が登録されます。
費用・収益等を計上したり、未収計上・未払計上した取引を消し込みます。

(例)支払手数料 432 / 普通預金(みずほ銀行) 432
(例)未払金(JACCSカード) 5,000 / 普通預金(みずほ銀行) 5,000

※POSレジ同期時は、例外として、「自動で経理」の一覧に表示されません。何もしなくても自動的に取引が登録されます。




登録する取引によって、上図にある  2   3    4   のタブを使い分けます。順番にご説明します。


 2  クラウド会計freee「カンタン取引登録」タブ
このタブは、貸付等や費用・収益の計上時に使います。

主な入力項目は、以下の通りです(後ほど説明する「取引を登録」のクラウド会計freee「取引(収入・支出)」タブタブも同じです)。
必要に応じて、品目や取引先も登録していくとよいです(一般的な会計ソフトの補助科目に該当します)。そうすれば、次回の「自動で経理」から、これらの項目も提案されます。 公式詳細

項目 内容
勘定科目 日々の入力に係る勘定科目を選択できます。

<自動提案される勘定科目について>
「自動で経理」は、主に、各金融機関の利用明細の内容から勘定科目を自動提案します。
そのため、同期する金融機関によって、以下の通り、精度に違いが出てきます。
同期する金融機関 自動提案される勘定科目
預金・電子マネー・クレジットカード 通常、取引先名や利用店舗名から自動提案されます。
商品名からではないので、一つの取引先で複数の商品・サービスを購入する場合は、勘定科目を修正する機会もあります。
Amazon・楽天市場 商品名から自動提案されるので、上記より、精度が上がります。

※通常の会計ソフトでは、普通預金・当座預金という勘定科目名で表示されますが、freeeでは、同期している金融機関名(三菱東京UFJ銀行など)で表示されます。 公式詳細
※個人事業主の方は、事業用の銀行口座から事業主のプライベートな入出金があった場合などは、事業主貸または事業主借という勘定科目で登録します。 公式詳細

品目 勘定科目と一緒に「品目」も登録しておくと、品目別に、売上などを集計できるようになります。 公式詳細

取引先 上記と同様、勘定科目と一緒に、仕入先・得意先・社員などの「取引先」を登録しておくと、取引先別に、売掛金などを管理できるようになります。 公式詳細
また、登録した取引先は、次の場面でも利用することができます。
・請求書発行時に呼び出し 公式詳細
・取引先の振込先も登録しておと、総合振込明細の作成時などにも利用できる 公式詳細
・「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の作成 公式詳細



●以下のようなケースでは、2行以上の複数行で登録します公式詳細
・振込手数料が差引かれて入金された。
・社員の給与支払時に、所得税などを控除して振込した。
※このあたりは、仕訳が分かる方にとっては、仕訳で登録できたほうが分かりやすいかと思います。

●「発生日」を修正する場合 公式詳細
「自動で経理」の取引登録画面では、発生日を入力することができます。
この発生日を入出金日よりも前にすると、発生と決済の仕訳を同時に登録されます。使い方によっては便利なケースもあると思いますが、発生日が修正されるわけではないので、直観的でなく分かりにくく感じます。
いずれにしても、仕訳プレビューを確認しながら、意図した仕訳が起票されているか確認したほうが良いと思います。


期中は、発生日を修正する機会は少ないと思いますが、発生日が決算日をまたいでしまう場合は、修正が必要になります(自動で経理の接続状況にもよるので、一概には言えません)。
例えば、決算日が12/31とします。
年末年始のお休みの関係で、12月利用分の電話料金や電気代などが、1月のクレジットカード利用になってしまうことがあります。そのまま登録すると1月の日付になってしまいます。
この場合は、発生主義により、12月の日付で記帳しなければなりませんので、発生日を12月の日付で登録し、発生と決済の仕訳を同時に登録します。





 3  クラウド会計freee「口座振替・カード引落し」タブ
このタブは、以下のようなケースで使います。 公式詳細
①預金の預入
②取引口座間の資金振替
③同期した金融機関から未収計上・未払計上した分の消込時 (クレジットカード代金等の口座振替(自動引落))

一般的に、「口座振替」とは、以下を言います。
クレジットカードの利用代金や携帯電話料金、家賃、保険料などの毎月のお支払いを、お客さまの普通預金口座から自動的に引き落とします。
出典:[口座振替(自動引落)|振込・支払|楽天銀行]
そのため、このクラウド会計freee「口座振替・カード引落し」タブタブから、①預金の預入、②取引口座間の資金振替なども処理することに、違和感を感じる方もいるかもしれません。
その場合は、現金・預金・未払金・未収金等の勘定科目間の仕訳を起こすときに、このタブを使うと覚えていただくと分かりやすいと思います。
(仕訳例)普通預金☓☓ / 現金☓☓ 、 未払金☓☓ / 普通預金☓☓ 、未払金☓☓ / 未払金☓☓ など


※同期している取引口座間で資金振替した場合
「自動で経理」では、全明細が取得されるので、このケースでは、両方登録すると、仕訳がだぶってしまいます。
そこで、片方の取引を無視する必要があります。 公式詳細

(例)同期済のA銀行から、同期済のB銀行へ5万円振込した場合
・振込元A銀行から取得する明細 → 普通預金(B銀行) 5 / 普通預金(A銀行) 5 を登録します。
・振込先B銀行から取得する明細 → 普通預金(B銀行) 5 / 普通預金(A銀行) 5  を登録すると、仕訳が二重になるので、こちらは無視します。




 4  クラウド会計freee「未決済取引の消し込み」タブ
「取引を登録」などからの未収計上・未払計上(未決済取引)の消込時に使います。

※未収計上・未払い計上分の消込方法まとめ
上記の通り、どのように未収計上・未払い計上したかによって、 3  クラウド会計freee「口座振替・カード引落し」タブタブ、または、  4  クラウド会計freee「未決済取引の消し込み」タブタブからのどちらから消込するか異なります。
ここはしっかり理解しておく必要があります((期中現金主義・期末発生主義を採用している方でも、期末は必ず発生主義で記帳し、期首には未払計上を消込が必要になります)。下表がまとめです。

同期した金融機関から未収計上・未払計上した分を消込する場合
(例)クレジットカード、Amazon・楽天市場、POSレジ(クレジット等の売上分)など
左記以外から未収計上・未払計上した分(=未決済取引)を消込する場合
(例)「取引を登録」、請求書発行、振込依頼機能、経費精算機能など   
 3  「自動で経理」のクラウド会計freee「口座振替・カード引落し」タブタブから、上記を一括して消込
(未収計上・未払い計上を1件ずつ消込むというよりは、未収計上・未払計上した残高を増減させるイメージです)

※「取引を登録」のクラウド会計freee「口座振替」タブタブからも同様に消込できます。
  4   「自動で経理」のクラウド会計freee「未決済取引の消し込み」タブタブから、一つ一つの取引を選択して消込

※「取引を登録」画面下の取引一覧からも消込できます。
公式詳細 公式詳細



※取引が自動登録の注意点
「取引登録後に自動登録ルールを編集」をチェックし、「取引を登録」にすると、次回からは、登録ボタンを押さなくても、取引が自動登録することができます。 公式詳細
利便性を重視するfreeeらしい便利な機能だと思いますが、freeeの運用に慣れるまでは、利用は控えめにしたほうが無難だと思います。
利用するにあたっては、以下をご参考ください。

●利用をおすすめするケース
・特に取引回数が多いもの(自動化で、大きく効率化できるからです)
・少額な取引(高額だと、誤って登録されたときリスクが高いからです)
・引出手数料の引落、未収計上・未払計上の消込などシンプルな取引 (例)未払金 ☓☓ / みずほ銀行 ☓☓

●利用するときの注意点
以下の通り、1年間を通して起こりうるケースをいろいろ想定する必要があると思います。
項目 注意点
勘定科目 ・まず、当たり前ですが、正確に登録しましょう。誤って自動化すると、後で修正が大変です。
・期中現金主義・期末発生主義で記帳している場合は、期首は未払金を取り崩すなど、別の勘定科目を選択することも考慮しましょう。
・預金・電子マネー・クレジットカードは、通常、取引先名や利用店舗名から自動提案されます。商品名からではないので、一つの取引先から複数の商品・サービスを購入したり、10万円以上の固定資産を購入により資産計上が必要な場合は、勘定科目を修正する機会もあります。
部門・取引先・品目 これらも含めて自動化する場合、特に、部門管理をしている法人は注意しましょう。
例えば、組織替えがあった場合や、家賃・水道光熱費などの費用を各部に配分していて期首にその配賦基準の変更する場合など、自動化の見直し・修正が必要になります。
発生日 前述の通り、クレジットカードを利用するケースでは、発生日が決算日をまたいでしまう場合は、修正が必要になります。
※思いつくところを列挙しましたが、他にもあるかと思います。

●定期的な取引のチェック
これから起こりうるケースを全て想定するのは、なかなか難しいと思います。
そのため、自動化した取引は、定期的にまとめて取引や残高を確認したほうが良いかと思います。
例えば、メモタグに「自動化」という文字を入れて登録しておけば、後で、自動化で登録された取引だけ、抽出することができるので、チェックが簡単です。



※freeeでは、スマホアプリからも、この「自動で経理」ができます。こちらの機能は、外出先などスキマ時間を有効活用したい方は、おすすめです。
モバイル版会計freeeの自動で経理
 [モバイル版会計freee-「自動で経理」] マウス置くと拡大



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「取引を登録」の使い方

「自動で経理」で同期できない現金取引などは、領収書や請求書などを見ながら「取引を登録」から手入力します。 公式詳細手動で「取引を登録」する

「取引を登録」の画面は、基本的に、「自動で経理」と同じですが、表示されているタブが少し異なります。
やはり、「自動で経理」と同様、図の青字部分の未収計上・未払い計上の消込方法が、2つある点に注意すると良いと思います。




freeeの取引を登録の入力画面

 1  クラウド会計freee「取引(収入・支出)」タブ
名称は異なりますが、基本的な使い方は、「自動で経理」のクラウド会計freee「カンタン取引登録」タブタブと同じです。
貸付等や費用・収益の計上時に使います。また、勘定科目・品目・取引先などの入力も同じです。

繰り返しになりますが、「自動で経理」との大きな違いは、自分で、「未決済」「完了(決済済)」を選択する点です。

登録される取引 主な利用場面
「未決済」 主に未収計上・未払計上仕訳を登録できます(入出金前の売掛金や買掛金などの計上)。
freeeでは、「取引を登録」から「未決済」で登録する取引や、請求書作成などから登録する取引などを「未決済取引」と呼びます。

(例)水道光熱費 5,000 / 未払金 5,000
社員の経費精算や取引先への総合振込などの際、発生主義会計で処理する法人の場合は、「未決済」で登録するケースも多くなります。

また、「振込依頼機能」が利用できる場合は、登録した未決済取引から、総合振込明細を作成し、総合振込することができます。公式詳細
「完了(決済済)」 入出金「取引を登録」できます。入出金時は、「完了(決済済)」を選択します。
freeeでは、このような取引を「決済済取引」と呼びます。 公式詳細

(例)支払手数料 432 / 普通預金(みずほ銀行) 432
(例)未払金 5,000 / 普通預金(みずほ銀行) 5,000

個人事業主も法人も、現金取引等を「完了(決済済)」で登録する機会が多いと思います。



 2  クラウド会計freee「口座振替」タブ 
名称は微妙に異なりますが、基本的な使い方は、「自動で経理」のクラウド会計freee「口座振替・カード引落し」タブタブと同じです。 公式詳細
未収計上・未払計上分の消込ができるのも、同期した金融機関から未収計上・未払計上した分です。
(例)クレジットカード、Amazon・楽天市場、POSレジ(クレジット等の売上分) 公式詳細


 3   
高速登録(画面上メニュー「取引」→「連続取引登録」)は、インストール型のように高速に「取引を登録」することができます。
・「現金・預金」タブ→現金出納帳や預金出納帳のような入力ができます。
・[売掛・未収][買掛・未払]→売掛帳や買掛帳のような入力ができます。未決済取引が登録できます。 

ただし、複数行の入力はできないと思いますので、この場合は、やはりクラウド会計freee「取引(収入・支出)」タブタブから登録が必要になるため、使い分けが必要です。



 4  未決済取引の消し込み 
「取引を登録」の画面の下には、登録した「取引」の一覧が表示されています。
ここから、未収計上・未払計上分の消込ができるのは、同期した金融機関以外から未収計上・未払計上した分です。
決済状況が「未決済」の取引を絞り込んで、「決済を登録」ボタンをクリックして、消込をします。 公式詳細


※まとめて取引の登録をしたい場合は、取引・口座振替のインポートが便利です。 公式詳細
※freeeでは、スマホアプリからも、この「取引を登録」が使えます。
モバイル版会計freeeの「取引の登録」
 [モバイル版会計freee-取引の登録] マウス置くと拡大

※また、スマートアプリ(モバイル版会計freee)のカメラ、または、スキャナを使って、レシート金額等を取込できます。    公式詳細
モバイル版会計freeeのレシート取込の流れ
 [モバイル版会計freee-レシート取込] 拡大



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請求書の発行と未決済取引の登録

freeeを使う大きなメリットの一つは、この請求書発行です。
請求書発行時に、未決済取引を登録することができます。また、売掛金の入金漏れチェックもできます。
これら一連の流れは、以下のとおりです。

freee[請求書]登録画面


freee[請求書]未決済取引の登録


※未決済取引の消込方法
前述の通り、入金時、以下いずれかの方法で消込みします。
・「自動で経理」のクラウド会計freee「未決済取引の消し込み」タブタブから、消込。
・「取引を登録」画面下の取引一覧からも消込。
※請求書の一覧から入金を登録することもできます。

公式詳細請求内容への入金を登録する





freee[請求書]メール送信・送付
公式詳細会計freeeの請求書郵送サービスについて





freee[請求書]未入金チェック
公式詳細会計freeeのホーム画面の見方


※ケースは少ないと思いますが、現金売上時に領収書を発行することも可能です。
請求書と同様、領収書発行時に、取引を登録をすることもできます。
公式詳細領収書を作成する
クラウド会計freee-領収書発行
マウス置くと拡大




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詳細ページ 


利用者様の声・導入事例
「会計業務にかける時間が限りなくゼロになりました。」
「クラウドを活用して確定申告。仕事の合間に会計業務ができました 。」
「ユビレジ(iPadレジ)と同期し、会計ソフトへの売上入力を自動化 。 」 


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