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ページ更新日:2016/02/01

会計ソフトの選び方 〜A機能説明〜

このページの内容

経理初心者の方向けに、会計ソフトの機能をご紹介します。
たくさんの機能がありますので、以下の記号が付いた機能を中心に確認いただくとよいと思います。

[記号の見方]
→ 一般的によく使うと思われる基本機能
→ 経理初心者向けの機能
→ 大幅に省力化できる機能 (利用される方の状況によります)




伝票入力
以下の通り、取引の入力方法はたくさんあります。
振替伝票入力 最も基本的な複式簿記による入力方法です。
以下のように、借方(左側)と貸方(右側)に取引を入力します。


  勘定科目(借方) 金額 勘定科目(貸方) 金額
2/2 水道光熱費 500 普通預金 500
2/4 旅費交通費 700 普通預金 700

帳簿形式の入力 家計簿のような入力方法です。
一つの勘定科目を固定して、相手科目をまとめて入力するときに便利です。


どの勘定科目を固定するかによって、「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」などの帳簿があります。
例えば、「預金出納帳」であれば、「普通預金」を最初に固定して、相手科目と金額等を連続入力していきます。

↓振替伝票と比べると、「普通預金」を1回だけ入力すればよいので、効率的です
固定する勘定科目 普通預金

  相手科目 収入 支出
2/2 水道光熱費   500
2/4 旅費交通費   700

取引種類の選択による入力
以下の手順で取引を入力する経理初心者向けの機能です。
Step1 取引種類の選択。取引種類は、例えば、「預金に預け入れ」「商品を現金販売」「短期の借入」など。
Step2 日付と金額を入力

銀行の取引データ取込 銀行・クレジットカード・その他(Amazon、nanaco 、楽天市場、ReceReco など)の取引データを取り込んで伝票を起こします。

一般的には、クラウド会計ソフトは対応しています。一方、インストール型の対応は、ソフトによって異なります。仮に対応していても、最新バージョンなどの使用条件があります。

以下の通り、大きなメリットがあります。
○経理初心者の方に分かりにくい勘定科目を取引明細より推測して自動提案してくれます。学習機能があるので、利用するたびに精度が高くなります。
○内容を確認していくだけで自動を仕訳を起こすことができるので効率的です。銀行取引やクレジットカードの取引が多い方は、データの入力ミスが減り、入力作業を大幅に省力化できます。
クレジットカードの取引データ取込
その他データ取込
家事按分 青色申告の場合、自宅で事業をしている方が家賃などを支払ったとき、事業と関連のない部分は、家事関連費として必要経費から除外することができます。
家事按分の機能を使うと、経費科目ごとに家事と事業の割合を登録するだけで、自動的に按分する仕訳を作成します。


上記の入力をすると、以下の書類が自動的に作成されます(対応書類は会計ソフトにより異なります)。


印刷書類

簿


総勘定元帳 一般的に、○○帳という書類は、特定の勘定科目の取引明細を見たいときに使います。
例えば、1日の終わりや月末に、現金の取引明細を確認したいときに使います。
残高試算表 一般的に、○○表という書類は、一時点の残高を確認したり、一定期間の金額を集計するときに使います。この「残高試算表」は、各勘定科目の残高を確認するときに使います。
例えば、1日の終わりや月末に、会計ソフトの現金残高と手元の現金が一致しているか確認するときに使います。

通常、この「残高試算表」で、貸借対照表・損益計算書・製造原価報告書(※)を確認できます。
※製造原価報告書は、ソフトによっては対応していません。
補助残高一覧表 勘定科目を細分化したものを補助科目といいます。「補助残高一覧表」は、この補助科目別の残高を確認するときに使います。
例えば、普通預金の補助科目は、各銀行です。補助科目を設定しておくと、月末に、普通預金の銀行別残高を付き合わせることができます。
残高推移表 月別の残高推移を確認できます。 
売上高の推移など確認できます。

所得税確定申告書B 該当年分の所得税確定申告書Bを作成するためには、ソフトによっては、最新バージョンなどの使用条件があります。
なお、この書類は、国税庁の「確定申告書等作成コーナー」で作成することもできます。
青色申告決算書・収支内訳書(白色申告用)  
消費税申告書(一般用・簡易課税用) 消費税を申告する事業者は使います。
原則として、前々年の課税売上が1000万円以下の場合は、免税事業者となります。
固定資産台帳/減価償却費の計算  
勘定科目内訳書  

キャッシュフロー計算書 貸借対照表や損益計算書では表現しきれない現預金の流れを表す書類です。営業活動、投資活動、財務活動の3つに区分して表示します。
損益分岐点分析  
予算実績管理  
請求書・見積書・納品書  


その他
仕訳伝票のCSVインポート・エクスポート Excelなどのソフトがある程度使える方は、「仕訳伝票インポート・エクスポート」を活用すると、以下のような作業を大きく効率化することができます。
・CSVファイルやエクセルで、取引をまとめて入力したり、計算した結果をインポート。
・銀行やクレジットデータなどの外部データを加工してインポート。
・会計ソフトの導入、または、将来会計ソフトを入替する場合の仕訳伝票データ移行(仕訳伝票を移行する必要がある場合)。
・銀行・取引先への情報提供、支払調書作成などのため、伝票データをエクスポートして、Excelで加工してちょっとした資料を作成。
上記以外にも、今後、外部ソフトとデータのやり取りが必要になった場合、柔軟な対応ができません。
以上が全く問題ないという方を除いて、この機能のないソフトはあまりお勧めしません。
印刷書類のエクスポート
(ExcelまたはCSV形式)
元帳、残高試算表などの書類をエクスポートして、Excelなどでデータ加工できます。
上記「仕訳伝票のCSVエクスポート」と同じように、できればこの機能があった方が便利です。
ほとんどのソフトは対応しています。
部門管理 伝票入力時に部門を登録することができます。
総務部、営業部など部門別にどれだけ費用が発生しているかなど管理することができます。


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